ثلاث مشاكل شائعة تجعل العمل المنزلي لا يسير بسلاسة

برلين - اضطر عدد كبير من الأشخاص الذين يعملون في مكاتب، إلى العمل عن بعد بسبب تفشي وباء كورونا. وفي أغلب الأحيان أثبت الموظفون نجاحهم في التكيف مع العمل في ظل هذا العالم الجديد، بصورة جيدة، ولكن مازال من الممكن تحسين بعض النقاط ذات الصلة.

ويتلقى استشاري الشؤون الإدارية وخبير الكفاءة، يورغن كورتس، ردودا بصورة منتظمة بشأن ما – وما لا – يسير بسلاسة أثناء العمل من المنزل، ويستخلص بأن هناك ثلاث مشاكل شائعة قد تمنع أعضاء فريق العمل من تقديم أفضل ما لديهم.

أولا، التخزين غير المنظم للملفات، حيث يتم حاليا وبصورة متزايدة، التخزين السحابي للبيانات على شبكة الإنترنت. وهناك الكثير من المزايا لهذا الإجراء، إلا أنه له أيضا الكثير من المخاطر. فعندما يقوم أعضاء فريق العمل بحفظ الملفات على أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم، وليس من خلال التخزين السحابي، تكون هناك فرصة أكبر لعدم معرفة الموظفين الآخرين بتلك الملفات.

ويجب التأكيد على أن تكون القاعدة الأساسية هي تخزين جميع البيانات بصورة مركزية بقدر الإمكان، وألا يكون التخزين لا مركزيا إلا عند الضرورة القصوى فقط.

ثانيا، التواصل غير الفعال: حتى قبل تفشي وباء كورونا، كان هناك الكثير من الموظفين الذين يقضون الكثير من الوقت في استعمال البريد الإلكتروني. أما حاليا، فهناك المزيد من قنوات الاتصال التي تم إدخالها والتي يجب في الوقت الحالي أن يتم التعامل بها في الكثير من الشركات.

ويقول خبير الكفاءة “أنصح هنا بوضع قواعد واضحة بشأن كيفية التواصل والالتزام بالنتائج”. وقد يكون من المنطقي أيضا الاتفاق على القنوات التي يمكن استخدامها والغرض من استخدامها.

ثالثا، سوء إدارة المشاريع، يقول كورتس إنه “في أكثر من 90 في المئة من المشاريع – وحتى قبل تفشي وباء كورونا – لا يتم الالتزام بالمواعيد المحددة وبالتكاليف”. ويضيف الخبير أنه في ظل عمل الموظفين من المنزل، فإن الأمور لم تصبح أسهل، حيث يتم إضاعة المزيد من الوقت في توجيه المشروعات.

ويشير إلى أنه من الجيد الاتفاق على قواعد مشتركة من أجل توثيق النتائج، بالإضافة إلى الاتفاق على أداة مشتركة للتعاون وإدارة المشروعات.

وحتى يكون العمل عن بعد من المنزل له فاعلية ينصح الخبراء بإعداد مكتب أو طاولة مرتفعة بشكل كافٍ، واستخدام مقعد مريح للظهر، وتهيئته بشكل جيد بإضافة بعض الوسائد التي تجعل ظهر الشخص مستريحا طوال فترة العمل.

ما ينصحون بالحريص على نقل المكتب إلى مكان قريب من النافذة لضمان الحصول على ضوء النهار الطبيعي أثناء العمل، والتأكّد أيضا أنه يوجد مقبس قريب من المكان الذي حدده للعمل فيه.

ويعتبر الخبراء أن أكبر تحديات العمل من المنزل بالنسبة للمُستجدّين على هذا النمط هو عدم القدرة على التركيز بانتظام وسط الفوضى. إذا كان هناك أطفال في المنزل، أو أقارب أو زملاء، أو أي تجمّع عائلي بشكل كبير، فغالبا ما يصدر عنهم أصوات وأنشطة سوف تتقاطع مع مستوى تركيزالعامل وتُشتّت انتباهه لفترات طويلة قد تعرقل مسار العمل كله.

ويستدعي العمل في المنزل بشكل حاسم إخبار جميع المحيطين بالشخص بما ينوي القيام به، حتى يتجنّبوا تشتيت انتباهه أثناء ساعات العمل ويقدّموا له المساعدة التي يحتاج إليها بقدر الإمكان بحسب بيئته المنزلية.